Monthly Archives: May 2015

Schrijf jouw presentatie met 14-jarigen in gedachten

1e6599f

Toen ik Marcia De Wachter (directeur-schatbewaarder Nationale Bank van België) interviewde vertelde ze mij dat ze elke presentatie schrijft alsof ze zich richt naar 14-jarigen. Het werkt om ervoor te zorgen dat je het verhaal eenvoudig houdt. In hun boek ‘Made to stick’ hebben broers Dan & Chip Heath het over ‘the curse of knowledge’. Wanneer je veel weet over een bepaalde topic dan gaan we er al te vaak van uit dat het publiek ook alles begrijpt. Maak het eenvoudig, gebruik vergelijkingen, geef voorbeelden,…allemaal manieren om het ‘simple’ te maken!

Opleidingen nieuwe stijl…

Toen ik 15 jaar geleden met opleidingen begon dan gingen die vaak door in een hotel. Meestal zaten we dan een hele dag in een vergaderruimte (de ene al aantrekkelijker dan de andere) en kregen ‘s middags warme lunch, al dan niet in buffet vorm. Geleidelijk aan zag ik dit veranderen, vermoedelijk onder invloed van krimpende budgetten. Vergaderruimte in hotel werd vervangen door vergaderruimte op bedrijf. En warme lunch werd vervangen door broodjeslunch in diezelfde vergaderruimte.

Nu zijn er een aantal problemen met die broodjeslunch…Ik heb de indruk dat deelnemers die grondig beu zijn na zoveel jaren hetzelfde beleg en ik hoor ook vaker deelnemers die anders eten omwille van diëten of allergieën of andere overtuigingen. En ik heb het dan niet alleen over vrouwen ;-) Zo had ik onlangs een man in de opleiding die een ‘paleo dieet’ volgde (had ik nog nooit van gehoord-het komt er blijkbaar op neer dat je terugkeert naar ‘oervoeding’ die onze voorouders ook aten) en die man at enkel hardgekookte eieren als lunch bij gebrek aan alternatieven die binnen zijn eetovertuiging pasten…

Nu zat ik vorige winter na te denken over mogelijke oplossingen of alternatieven en ik meen er eentje gevonden te hebben. Mijn echtgenoot heeft de voorbije jaren onze schuur omgetoverd in een ‘lofty woning’ waar we nu al 2 jaar ontzettend graag wonen. Maar door het ‘lofty’ gehalte is deze ruimte ook perfect geschikt als opleidingsruimte. En nu wil het toeval dat ik ook ontzettend graag kook. Dus heb ik ondertussen 2 keer geëxperimenteerd met ‘opleidingen nieuwe stijl’.

Ik organiseerde een hele dag opleiding (topic: effectief communiceren naar directie) bij ons thuis waarbij deelnemers ontbijt kregen, fruitsalade als tussendoortje, vegetarische lasagne of vleeslasagne als lunch en chocoladetaart om af te sluiten voor de zoetekauwen. Schitterende dag, heel tevreden deelnemers maar ook wel heel erg vermoeiend voor mij. Dus organiseerde ik een tweede sessie (topic: storytelling in zakelijke presentaties) maar deze keer als workshop op een halve dag. Nog steeds ontbijt, fruitsalade als tussendoortje en gezien het seizoen aspergesoep als voorgerecht, kipstoofpotje als hoofdgerecht en limoentaart voor de zoetekauwen.

Deze laatste formule beviel niet alleen de deelnemers maar ook mij ontzettend goed. Nu wil ik graag deze formule uitbreiden met ‘gasttrainers of coaches’ die een topic aanbieden die een link heeft met presenteren. Zo heb ik Nicole Huyghe van Solutions2 gecontacteerd voor ‘visual data’ en Michaël De Bruyne voor ‘presenteren en vergaderen’. Tot nu toe was deze formule een open aanbod maar een vriendin die toevallig van de format hoorde wil het graag aan haar salesteam aanbieden als alternatieve teambuilding. Dus er zijn verschillende ideeën die borrelen, je zal er zeker nog meer van horen en als je zelf nog suggesties hebt dan hoor ik die graag :-)

20150520_054517000_iOS 20150520_061458000_iOS  20150520_061343000_iOS

Transform slides into word document

notes

I presume your first question would be: ‘Why on earth would I do that?’ I can think of a number of reasons but the most important one is this: it is by far the best way to keep slides ‘ZEN’ during your talk, only showing messages. Though afterwards you ideally send your audience a detailed document, and slides with only messages will not do!

 

So how do you do this? First of all create your story and then translate that story into ‘ZEN’ slides. The best way to make simple slides is to draw your slides first on a paper or imagine what you would put on a flip chart if the beamer does not work.

 

When the slides are ready, press ‘file’ in the upper left corner and choose ‘export’. This is for the most recent versions. For older versions of PPT you might have to choose ‘publish’ or ‘save and send’. In either of these options you can click ‘create handouts in Microsoft Word’ (or similar descriptions). Click ‘create handouts’ again and then choose ‘notes below slides’.

 

Automatically a word document is being created. Slide 1 has become page 1. On that page your slide has become a picture and the rest of the page is empty. This is where you create your text that the audience can read afterwards. Save this as a PDF and send it to your audience.

 

You might say that you do exactly the same using ‘notes’ in your PowerPoint document. The thing is, I advise you never to send your slides because it is too big when you have lots of pictures and people never read the notes. Plus, you can edit the word document by deleting whatever is not needed or adding a logo on each page which is a good idea.

 

This works great to create for example a syllabus based on a slideshow for a training or for conference presentations. Enjoy your next presentation!

 

Zenuwachtig om te spreken en toch krachtige uitstraling!

Gisteren werkte ik met een groep van allemaal onervaren sprekers. Ze volgden de opleiding ‘bewust presenteren’ omdat hun job inhoud veranderd was en in de toekomst zouden ze vaker moeten presenteren. Niet dat ze vragende partij waren, geen van allen! De problematiek was dat ze niet graag in het midden van de belangstelling stonden en dat is precies wat er gebeurt bij een presentatie. Ik laat hen allemaal een verhaal vertellen om hun stijl te ontdekken en dan zie je de typische houdingen waarbij ze zichzelf proberen weg te cijferen. En dan gebeurt er iets mooi. Ik vertrouw hen toe dat elke spreker zenuwen heeft (ik ook nog voor een groot publiek) maar dat bewust gebruik van lichaamstaal kan helpen om een krachtige uitstraling te hebben. En dan gaan we aan de slag, zien ze op de filmpjes de veranderingen en het ongeloof dat zij dat zijn die ik filmde. Hoe mooi kleine trucs kunnen helpen en effectief ook zelfvertrouwen geven. Heerlijk vind ik het :-)